Kennst du das Gefühl, den ganzen Tag beschäftigt zu sein, aber am Abend nicht wirklich zu wissen, was du eigentlich geschafft hast? So ging es mir. Ich hatte eine endlose To-do-Liste, habe meine Aufgaben einfach abgearbeitet – ohne Plan, ohne klare Prioritäten. Und vor allem: ohne Pause.
Ich habe oft Dinge erledigt, die “nett” waren – kleine, einfache Aufgaben, bei denen ich das Gefühl hatte, schnell ein Häkchen setzen zu können. Das hat sich kurzfristig gut angefühlt, aber langfristig hat es mich davon abgehalten, an den wirklich wichtigen Themen dranzubleiben. Ich habe Meetings zugesagt, die ich gar nicht gebraucht hätte. Ich habe mich verzettelt, weil ich mich nicht getraut habe, klare Entscheidungen zu treffen oder mal NEIN zu sagen.
Und das Verrückte: Ich hatte ständig das Gefühl, keine Zeit zu haben – obwohl ich so viel gearbeitet habe. Erst als ich bewusst begonnen habe, meine Zeit zu managen und meine eigene Methode zu finden, wurde es leichter. Meine Mischung? Die Pomodoro-Technik kombiniert mit Getting-Things-Done. Seither arbeite ich konzentrierter, bin zufriedener – und habe endlich wieder Zeit für mich selbst.
Und genau darum geht’s in diesem Artikel: Warum Zeitmangel kein Schicksal ist, sondern etwas, das du aktiv beeinflussen kannst. Und wie du deine eigene Methode findest, um dir deine Zeit zurückzuholen.
1️⃣ Zeitmangel ist oft selbst gemacht – und das ist eine gute Nachricht
Ich weiß, das klingt hart. Aber genau hier liegt deine Macht. Viele Frauen in Führungspositionen – so wie du – sagen JA, obwohl sie eigentlich NEIN meinen. Sie übernehmen Aufgaben, die nicht ihre sind. Sie springen ein, wenn das Team nicht mitzieht. Sie sagen “Ich mach das schnell selbst”, obwohl sie längst am Limit sind.
Warum? Weil sie niemanden enttäuschen wollen. Weil sie Harmonie brauchen. Weil sie das Gefühl haben, nur dann respektiert zu werden, wenn sie alles schaffen.
Aber das Problem ist: Genau das nimmt dir deine Zeit. Deine Energie. Deine Klarheit. Zeitmangel entsteht nicht durch zu viele Aufgaben – sondern durch zu wenig Führung. Führung deiner selbst.
💡 2. Warum klassische To-do-Listen oft mehr schaden als helfen
To-do-Listen wirken wie ein Anker: Alles, was im Kopf herumschwirrt, steht endlich irgendwo. Aber: Sie verleiten zum Abarbeiten. Und zum Verzetteln.
Denn die unangenehmen Aufgaben? Die wandern jeden Tag weiter mit. Die einfachen Dinge? Die kriegen ihre Häkchen – aber sie bringen dich oft keinen Schritt weiter.
Was du brauchst, ist kein Überblick, sondern ein Fokus. Frag dich bei jeder Aufgabe:
- Muss ich das wirklich tun?
- Bringt mich das meinen Zielen näher?
- Könnte das auch jemand anders machen?
Und dann: Entscheide. Nicht alles, was möglich ist, ist auch nötig.
📖 3. Die wichtigste Führungsaufgabe: dich selbst führen
Du kannst dein Team nicht effektiv führen, wenn du dich selbst nicht ernst nimmst. Selbstführung bedeutet, deine Zeit, deine Energie und deine Aufmerksamkeit zu schützen – nicht zu verschenken.
Das bedeutet konkret:
- Du planst zuerst deine Pausen – dann deine Aufgaben.
- Du sagst NEIN, wenn etwas nicht wichtig ist – ohne dich zu rechtfertigen.
- Du kommunizierst klar, was du brauchst, um effektiv zu arbeiten.
Denn: Dein Team orientiert sich an dir. Wenn du dich selbst übergehst, tust du es auch bei anderen.
🔥 4. Welche Methoden wirklich helfen – und warum du deine eigene Mischung brauchst
Ich habe vieles ausprobiert – und vieles wieder verworfen. Was für andere funktioniert hat, war für mich oft unpraktisch. Erst als ich meine eigene Mischung gefunden habe, wurde es leicht.
Hier ein Überblick über erprobte Methoden – und wann sie sinnvoll sind:
- Pomodoro-Technik: 25 Minuten fokussiert arbeiten, 5 Minuten Pause. Ideal, wenn du dich leicht ablenken lässt oder Mühe hast, in den Flow zu kommen.
- Getting-Things-Done (GTD): Alles, was du tun musst, landet in einem System – nicht im Kopf. Du entscheidest klar: Was ist der nächste Schritt? Für Menschen mit vielen parallelen Projekten ein Gamechanger.
- Eisenhower-Prinzip: Aufgaben werden nach Wichtigkeit und Dringlichkeit sortiert. Was dringend, aber nicht wichtig ist? Delegieren. Was wichtig, aber nicht dringend ist? Planen. Hilft dir, Klarheit zu bekommen.
- Time-Blocking: Du blockst dir fixe Zeiten im Kalender – für Mails, Strategie, Fokuszeit. Perfekt, wenn du Struktur brauchst und oft unterbrochen wirst.
- Eat the Frog: Gleich morgens die schwierigste Aufgabe erledigen. Für alle, die Dinge gerne vor sich herschieben.
👉 Mein Tipp: Frag dich nicht, welche Methode am besten klingt – sondern: – Was stresst dich aktuell am meisten? – Was brauchst du: Mehr Struktur? Mehr Fokus? Mehr Klarheit?
Daraus ergibt sich, welche Methode dir jetzt am meisten bringt.
👇 5. Meetings, „nette Aufgaben“ & andere Zeitfresser – wie du Nein sagst, ohne Schuldgefühle
Du bist nicht auf der Welt, um jede Anfrage zu erfüllen. Du bist auch nicht dafür verantwortlich, dass alles reibungslos läuft. Du bist verantwortlich für deine Energie – und dafür, dich auf das zu konzentrieren, was wirklich zählt.
Deshalb: – Sag bewusst JA – und alles andere ist ein NEIN. – Erkenne deine Zeitfresser: unnötige Meetings, zu viele Rückfragen, Aufgaben, die andere erledigen könnten. – Übe dich in klarer Kommunikation: „Ich würde das gerne machen, aber mein Fokus liegt gerade auf XY.“ Punkt.
Du wirst überrascht sein, wie viel Respekt du bekommst, wenn du deine Zeit wertschätzt.
Fazit: Zeitmanagement ist keine Technik – sondern eine Haltung
Wenn du führen willst, musst du dich selbst führen. Und das beginnt mit deiner Zeit.
Zeitmangel ist kein Zeichen von Wichtigkeit. Es ist ein Zeichen von Unklarheit. Wenn du wieder Klarheit über deine Prioritäten hast – und den Mut, dich selbst an erste Stelle zu setzen – wirst du spüren, wie leicht Führung sich anfühlen kann.
Du musst nicht alles machen. Aber du darfst entscheiden, was du machst. Und das ist echte Freiheit.
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